La préparation d’une nouvelle année scolaire commence toujours avant que celle en cours ne se termine… Sa trame, c’est le sacro-saint « Calendrier Général », incontournable outil de référence pour les élèves, leurs familles et l’ensemble de la Communauté éducative. Toutes les informations d’une année y sont compilées méticuleusement… Un processus complexe de visualisation global sur une année scolaire… À l’image d’un musicien qui fredonne sa prochaine composition avant de la noter.

La conception du « Calendrier Général » est un véritable « travail de bénédictin » ; elle est le fruit d’une œuvre collégiale de tous les services de l’Institution, des directions à la comptabilité, des vies scolaires à l’entretien en passant par l’internat, la pastorale, l’atelier, et, bien sûr, de l’École au Postbac.  Tous concourent à échafauder l’architecture du document. Plusieurs semaines en amont, chacun renseigne le squelette du « Calendrier Général » au moyen d’un code couleur propre à chaque entité de la maison. Comme dans un orchestre, chacun ajoute à la partition commune sa ligne mélodique propre ; partition qui s’apparente à ce stade de la création, suite aux apports successifs, à un véritable arc-en-ciel ! Chaque détail doit être pris en compte pour que la mélodie de l’année puisse être jouée sans fausses notes.

Puis arrive le jour de la mise en musique. Cette année, chaque service a accordé ses violons le vendredi 28 juin. Dès potron-jacquet, en Salle Frédéric Ozanam, tous les services se sont retrouvés pour figer ensemble ce qui n’était qu’esquisse. L’exercice est rodé : à tour de rôle, on s’attèle à une lecture mensuelle du document. Tandis que les mois s’égrainent et que l’année se dessine, les couleurs des différents services s’harmonisent en une seule, le noir, signe de la validation définitive. On discute, on analyse, on déplace un voyage scolaire, on délocalise une intervention, on ajuste un horaire : on se coordonne avec, en fil rouge, la volonté de lever la moindre potentielle contradiction afin d’optimiser une articulation fonctionnelle et optimale. Une attention scrupuleuse est également apportée à la mise en forme ; un espace en trop, une virgule mal positionnée… C’est tout le corpus du texte qui est passé et repassé au crible. Performance unique cette année : il n’aura fallu qu’un peu plus de sept heures pour achever la tâche ! Un concerto sérieux et appliqué, preuve que chacun avait préparé sa partition avec brio.

Mais le labeur n’est pas encore terminé : c’est au chef d’orchestre que revient les ultimes affinages, les derniers éventuels arbitrages avant l’envoi à l’impression. Enfin, juste avant la fermeture de l’Établissement pour quatre semaines, chacun se retrouvera une dernière fois en Salle de Réunion – dans une ambiance détendue et pré-estivale – pour la mise sous enveloppe et l’envoi postal.

Les différentes étapes de l’élaboration du « Calendrier Général » sont d’une haute importance stratégique au regard de la taille de notre Établissement, du volume conséquent de projets, voyages et événements qui jalonnent une année scolaire concurremment au nombre d’acteurs et intervenants qui y sont associés.

Deux désignés volontaires pour rédiger ces quelques lignes…